מקיים הרבה פגישות מחוץ לעסק? אין לך מזכירה שתקלוט את כל השיחות של החברה שלך? שירות מענה אנושי פותר לך את כל הבעיות. תוכל לקבל שירות של זמינות מלאה, בכל שעה ביום ולשלם על כך פחות. תתנסה עוד היום בשירות זה ולא תבין איך הסתדרת לפני כן.

כיצד לבחור שירות מענה אנושי המתאים לצרכי העסק שלך

יש הרבה שירות מענה אנושי שונים בחוץ. כדי לעשות את הבחירה הטובה ביותר, אתה צריך להבין מה אתה והעסק שלך צריכים. האם אתה צריך תמיכה חיה 24 שעות ביממה? האם אתה רוצה מישהו זמין באזור הזמן שלך? האם אתה מחפש שירות המציע תמיכה טכנית, שירות לקוחות וסיוע במכירות? התשובות לשאלות אלו יעזרו לצמצם את החיפוש של שירות מענה אנושי ולהתמקד בדברים שחשובים לך.

החסרונות של שירות מענה אנושי ואיך להימנע מהם

החסרונות של מענה אנושי הם שייתכן והלקוח לא יהיה מרוצה מהמענה שהוא מקבל ואולי יצטרך להתקשר שוב על מנת לקבל מענה טוב יותר. כדי להימנע מכך, החברה בה אתה משתמש לשירות זה צריכה להיות בעלת מוניטין טוב וצריכה להיות מסוגלת להציע מגוון רחב של שירותים .

מה ההשפעה של שירות מענה אנושי על העסק שלך

שירות מענה אנושי יכול להיות חלופה מצוינת לשירות מענה אוטומטי. זה יכול לעזור לעסק שלך להגיע ליותר לקוחות ולספק להם את המידע שהם צריכים. עסקים מסוימים אינם מסוגלים לענות על השאלות של הלקוחות שלהם בזמן יצירת הקשר מכיוון שהם עסוקים, או כי אין להם מספיק צוות לטפל בכל השאלות של הלקוחות. שירות מענה אנושי הוא זול יותר ממוקד טלפוני ומספק שירות לקוחות טוב יותר ממערכת אוטומטית.

כיצד אפשר להיות מנהלים של מוקד טלפוני? איפה העבודה הזו דרושה? ולמה היום יש עלייה חדה בדרישה למנהלים כאלו? זה בדיוק הזמן להסביר לכם שלב אחר שלב מדוע ניהול מוקד טלפוני הפך להיות אחד הדברים החשובים ביותר לעסק, עד כמה הוא חשוב ואיך אתם יכולים להשתלב בתמונה.

ניהול מוקד טלפוני וחשיבותו לעסק

ניהול מוקד טלפוני היא אחת המשימות החשובות ביותר לעסק. בימינו יש כמה סוגים של מוקדים טלפונים כאשר יש גם מוקדים חיצוניים שיכולים להיות הרבה יותר קשים לניהול ודרושים כישורים מעט מורכבים יותר. ניהול מוקד טלפוני בכל מקרה חשוב מאוד לעסק וזו ההבנה הראשונה שצריכה להיות לכם. אי אפשר לזלזל בו כיוון שמוקד טלפוני כיום הוא זה שנתפש שירות האיכותי שכל לקוח רוצה לקבל בימים בהם המוצרים כבר הפכו להיות דומים מאוד.

ניהול חיצוני וניהול פנימי

ניהול של מוקד טלפוני חיצוני הוא דבר מעט שונה מאשר ניהול מוקד טלפוני פנימי הן הדרישות שלו והן במחויבויות שלכם כלפיו. כאשר מדור במוקד טלפוני פנימי בין אם מדובר על מוקד טלפוני לשיחות יוצאות או שיחות נכנסות, אתם צריכים לעמוד ביעדים. כאשר מדובר במוקד טלפוני חיצוני לרוב יהיה מדובר בשיחות נכנסות כאשר יפנו אליכם לקוחות מסוימים אתם תצטרכו לייצג את העסק שאתם מייצגים בכבוד.

נדרש ידע רב בכמה נושאים

כדי להית מנהלים טובים של מוקד טלפוני אתם חייבים לשלוט בכמה נושאים וביניהם גם בידע הטכנולוגי שמסביב. יש תוכנות רבות שיכולות לעזור לניהול מוקד טלפוני טוב יותר וכדי להיות מנהלים טובים אתם חייבים להכיר את התוכנה שבה משתמשים במוקד בעל פה כולל כל האפשרויות שלה. חשוב לזכור שיש צורך גם לשלוט בידע שלגביו מדבר המוקד הטלפוני מה שלא תמיד יהיה פשוט.

ניהול מוקד בענן יכול לעזור למנהלים רבים להשיג תוצאות טובות יותר. נכון שהתוכנה עצמה עולה כסף ונכון שיש צורך להתרגל אליה וללמד כל עובד חדש איך משתמשים בה, אך בטווח הארוך הרי שהרווח שתקבלו מהתכונה לא יהיה ניתן להשוואה ביחס למה שקדם לה. עד כמה היא טובה באמת?

תוכנה שחוסכת בזמן וחוסכת בכסף

ניהול מוקד בענן חוסכת לכם הרבה זמן ובכך חוסכת גם הרבה כסף. אמנם ההקמה הראשונית של המערכת יכולה לקחת כמה שעות ארוכות ואולי אך יום עבודה שלם, אך בטווח הארוך הרי שמדובר בבחירה הכי טובה שתקבלו. ניהול מוקד בענן הופך להיות הרבה יותר קל לבקרה ולשליטה על העובדים ולכן גם תפוקת העובדים כולה משתפרת פלאים, וגם המנהלים נהנים מהבנה טובה יותר של נקודות החוזק ונקודות התורפה.

מאפשרת אפשרויות רבות ומגוונות יותר

מערכת ניהול מוקד בענן מאפשרת לכם הרבה אפשרויות שלא קיימות בשום מערכת אחרת וגם לא באותה הקלות. למשל, מערכת ניתוב שיחות זו לא המצאה חדשה והיה ניתן לעשות זאת גם בלי מערכת מסודרת שמחוברת למרכזיית הטלפונים דרך האינטרנט. עם זאת, ההשוואה בין ניתוב שיחות עם מערכת לניהול מוקד ענן ומערכת רגילה של טלפונים קוויים היא אינה השוואה הוגנת כי עם המחשב הכול הרבה יותר קל.

פתרון תקלות מהיר בכל רגע

נכון שמדובר במערכת שיכולה להיראות כלם מסובכת למדי אך אם תבחרו במערכת שמציעה ממשק נוח תבינו שניהול מוקד בענן זו משימה פשוטה למדי. חוץ מזה, תמיד יהיה לכם מישהו שיענה על כל השאלות כאשר כל החברות הללו אינן רק מתכנתות את התוכנה ומשווקות אותה ללקוחות רבים, אלא גם דואגת לתמיכה טכנית ולרוב 24 שעות ביממה וגם בימי שבת.

מוקד טלפוני משמש עסקים, ארגונים ומוסדות ציבור לשמירה על קשר עם הלקוחות. בעזרת מוקד טלפוני ניתן לתת מענה ללקוחות בפריסה ארצית ולחזק את הקשר מולם בטווח הקצר והארוך. בנוסף, אפשר להקים את המוקד הטלפוני תוך כדי הפעלת אתר אינטרנט וכך להרחיב את אפשרויות יצירת הקשר. המוקד הטלפוני הוא למעשה סוג של תנאי לשמירה על קשר עם הלקוחות ולכן הוא זוכה להצלחה בארץ ובעולם.

השאלה המתבקשת היא האם משתלם להשקיע בהקמת מוקד טלפוני ומהם היתרונות שלו. בהקשר הזה כדאי להזכיר שהמוקד הטלפוני יכול לשמש לא רק לקבלת שיחות נכנסות, אלא לטובת הוצאת שיחות. מוקדים טלפוניים מסייעים לניהול שיחות יוצאות לצרכי מכירות, גיוס לקוחות חדשים ושמירה על קשר עם לקוחות קיימים.

בנוסף, היתרונות של הקמת מוקד טלפוני הוא ריכוז כל השירותים תחת קורת גג אחת. במקום להסתפק בהפעלת מוקד טלפוני על בסיס מתכונת של שירותי מיקור חוץ, ניתן להקים את המוקד באופן ספציפי לפי צרכי העסק. כך אפשר גם לחסוך בהוצאות ולייצר ערך מוסף מהפעלת המוקד.

השקעה כספית גבוהה, אך משתלמת לטווח הארוך

אין עוררין לגבי ההשקעה הכספית שכרוכה בתהליך הארוך של הקמת מוקד טלפוני. זו כמובן הוצאה לא מבוטלת עבור בעלי עסקים קטנים וגדולים כאחד, אך היא משתלמת בטווח הרחוק. רק בעזרת השקעה מן הסוג הזה ניתן לספק מענה לצרכים של הלקוחות וליישר קו עם ארגונים גדולים בעולם.

מחקרים מראים שעסק ללא מוקד טלפוני נתפס על ידי הלקוחות כמקום לא רציני. מהבחינה הזו, הקמת מוקד טלפוני היא בהחלט הוצאה שצריך לשקול בחיוב. בנוסף, בעלי עסקים יכולים לתכנן את המוקד הטלפוני לפי הצרכים שלהם ולחסוך בהוצאות מיותרות.

הטכנולוגיה התפתחה מאד בעשורים האחרונים והיום היא מאפשרת לעסקים רבים להנהל בקלות רבה יותר מול הלקוחות וגם בין האנשים שבעסק. אחת הטכנולוגיות שהתפתחו היא טכנולוגיית המרכזיות כשבתחילת הדרך המרכזיה הייתה כמעט מכנית ודרשה כוח אדם שיפעיל אותה ואילו היום היא פועלת באופן אוטומטי לחלוטין, מסוגלת להקליט שיחות וכל זה בלי שהעסק עצמו יצטרך להחזיק עובדים, ציוד או לתחזק את המרכזיה. שירותי סנטריקס לעסקים מאפשרים גם לעסקים קטנים וגם לעסקים גדולים ליהנות משירותי מרכזיה ברמה גבוהה ולתת ללקוחות את השירות הטוב ביותר. השאלה של העסקים השונים צריכה להיות לא רק אם הם זקוקים לשירותי סנטריקס אלא גם איזו חברה תיתן להם את השירות הטוב ביותר.

בחינת ההצעה

חברות שונות יכולות לתת היום שירותי סנטריקס שהם למעשה שירותי מרכזיות במיקור חוץ ולכן על כל עסק לבחון היטב כל הצעה שהוא מקבל. ההצעה צריכה לכלול מרכיבים שונים ובניהם עלויות הפעלת המערכת, אבטחת המידע אותו מבטיחה החברה וכן אופן השימוש במערכת. כל המרכיבים הללו יכולים להשפיע על העסק ועל לקוחותיו ויש לבדוק בדקדוק כי המרכזיה תואמת את הדרישות במקום.

בחינה מה אתם צריכים

בבחינת ההצעה של החברה שנותנת שירותי סנטריקס יש לבחון לא רק מה היא מציעה לכם אלא אם אתם צריכים את כל מה שהחברה מציעה. למשל, החברה יכולה לתת לכם קווים רבים יותר משאתם זקוקים להם או שירותי שיחות חוץ, אך אם אין לכם צורך בכך עדיף שלא תשלמו על השירות שאתם לא צריכים.

בדיקת הציוד

מרכזיות סנטריקס דורשות החזקת ציוד ועליכם לבחון איזה ציוד מציעים לכם, מי אחראי על תחזוקת הציוד וכמה מהר תקבלו שירות במקרה שתהיה בעיית תקשורת.